Hiện nay, email đã trở nên phổ biến của người dùng Internet. Những gì email mang lại thật tuyệt vời, cho phép chúng ta trao đổi thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả. Tuy nhiên đôi lúc vì vội vàng trong công việc mà có thể bạn gặp phải những tình huống sơ suất , thiếu sót không đáng có. Sau đây chúng tôi xin đưa ra những lời khuyên để việc dùng email của bạn thật sự hiệu quả.
1. Quên file đính kèm ( attach file)
Tình trạng gửi thư quên file đính kèm rất phổ biến, đến mức Google phải xây dựng một công cụ phát hiện sai sót cho Gmail. Tuy nhiên, không phải lúc nào máy móc cũng đảm bảo an toàn tuyệt đối. Mẹo nhỏ là bạn hãy attach file trước khi soạn thư. Giới chuyên gia nhận định rằng, nếu bạn đợi đến lúc viết xong email, não bộ dễ nhảy sang nhiệm vụ khác thay vì đính kèm file cần thiết.
2. Bcc
Hẳn nhiều bạn đã biết tính năng CC (Carbon copy) hỗ trợ gửi email đến nhiều người cùng lúc. Tuy nhiên, sử dụng Bcc (Blind carbon copy) trong nhiều trường hợp sẽ tốt hơn hẳn. Chúng giúp làm ẩn địa chỉ email, khiến những người không muốn địa chỉ Email của mình bị công khai cảm thấy yên tâm. Ngược lại, nếu muốn email của mình được giữ kín, đừng ngần ngại chỉ dẫn cho bạn bè tính năng này nhé.
3. Gửi email khi nóng giận hoặc không tỉnh táo
Gửi email khi tức giận có thể gây rắc rối ngoài ý muốn. Bởi vậy, bạn hãy tập ghi lại email dưới dạng thư nháp (Draft) và suy nghĩ có nên nhấn nút "Send" hay không. Nhiều khả năng bạn sẽ xóa chúng hoặc thay thế bằng ngôn từ nhẹ nhàng hơn.
Bên cạnh đó, lúc không thật sự tỉnh táo, tốt nhất bạn đừng nên viết email, nhất là nội dung liên quan đến công việc. Bạn cũng có thể thư giãn nhờ tiện ích giải toán của Google, xem mình có đủ sáng suốt trước khi gửi email.
4. Sử dụng toàn Caps Lock
Việc sử dụng Caps Lock để viết hoa mọi ký tự trong email là mất lịch sự, bởi chúng giống như bạn đang hét vào mặt người nhận vậy. Ngoài ra, cũng khó khăn hơn khi phải đọc những email được viết hoa trăm phần trăm. Mà bạn biết không, Google đã bỏ luôn nút Caps Lock trên Chromebook của mình rồi nhé.
5. Đừng chỉ dùng spell-check
Trình duyệt hay ứng dụng email có thể check lỗi spelling (chính tả) khá tốt, song bạn còn phải quan sát lỗi ngữ pháp nữa. Theo đó, bạn nên copy nội dung vừa soạn vào Microsoft Word và sử dụng tính năng này, như vậy mọi thứ sẽ chỉn chu hơn nhiều.
6. Không sử dụng biểu tượng (emoticon) trong thư công việc
Biểu tượng cảm xúc giúp email trông biểu cảm hơn, như vui vẻ, dễ thương hay buồn chán. Tuy nhiên, phải tránh tuyệt đối điều này trong email liên quan đến công việc, bởi đối phương có thể nghĩ rằng bạn thiếu nghiêm túc. Nếu mối quan hệ thân thiết hơn, bạn có thể dùng chúng nhưng đừng nên quá thường xuyên theo kiểu câu nào cũng thấy.
7. Cắt bớt một số chi tiết email trước khi forward
Những email đi và đến có thể có subject và nội dung cồng kềnh, khó theo dõi. Thế nên, hãy cắt bỏ một số phần không cần thiết để mọi thứ nhìn sáng sủa hơn. Thí dụ: Nên xóa thông tin những người đã forward email trước khi email đến mình - Xóa bớt FW ở subject. Ngoài ra, điều này cũng khiến người nhận đánh giá cao tính cẩn thận của bạn.
8. Nên chọn Font chữ từ Normal trở lên
Giúp cho những người nhận email của bạn có thể là những người lớn tuổi mắt kém dễ đọc.
9.Undo trong Gmail
Undo (hoàn tác) trong Gmail là một tính năng hay, cho phép bạn hủy quá trình gửi email trong khoảng thời gian từ 5 đến 30 giây tùy chọn. Thao tác này nhằm khắc phục việc người dùng vô tình bấm nhầm nút gửi hoặc chẳng may nhớ ra điều còn thiếu sót.
Lưu ý: Với những email có hình xen trong chữ, bạn nên forward khi email của bạn khi đã Show image.
